AVISO DE PRIVACIDAD
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
Grupo DAO S.A.S., con NIT 817004260-0, y domicilio principal en la Calle 67 N # 9- 59 bello horizonte, Popayán, Cauca, Colombia, informa las finalidades de la recolección de los datos personales de clientes, proveedores, colaboradores y terceros.
FINALIDAD DEL TRATAMIENTO
Al autorizar el tratamiento de sus datos personales, permite que Grupo DAO S.A.S. recolecte, almacene, use, custodie, procese, transmita, transfiera, circule o elimine, de acuerdo con las normas vigentes. El tratamiento se realiza con las siguientes finalidades:
- Afiliación, identificación y validación de derechos de los usuarios
- Para que Grupo DAO S.A.S ejecute la relación contractual existente con sus clientes, proveedores, contratistas y colaboradores, incluida el pago de obligaciones contractuales.
- Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus usuarios.
- Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos.
- Evaluar la calidad del servicio.
- Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo.
- Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o, a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por Grupo DAO S.A.S y/o por terceras personas.
- Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral
- Grupo DAO S.A.S directamente apoyado de terceros, en su rol de empleador pueda cumplir con sus obligaciones y desempeñe labores encaminadas al desarrollo de todos los procesos de gestión humana como capacitación, formación, bienestar, beneficios y análisis y optimización del clima al interior de la compañía, gestión de los riesgos laborales y de la seguridad y salud en el trabajo entre otros.
- Cumplir con el proceso de afiliación al sistema de seguridad social integral (entidades promotoras de salud, administradoras de riesgos laborales, fondos de pensión y cesantías, cajas de compensación)
- Ejercer la defensa ante acciones legales, cumplir con exigencias judiciales o de
- otras autoridades competentes, derivadas de la vinculación contractual.
- Soportar procesos de auditoría interna o externa
- Registrar la información de colaboradores y/o pensionados (activos e inactivos) en las bases de datos de Grupo DAO S.A.S
- Los indicados en la autorización otorgada por el titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso
- Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas filiales, vinculadas, o subordinadas de Grupo DAO S.A.S ubicadas en Colombia o cualquier otro país en el evento que dichas compañías requieran la información para los fines aquí indicados.
- Respecto de los datos recolectados directamente en los puntos de seguridad, tomados de los documentos que suministran las personas al personal de seguridad y obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de Grupo DAO S.A.S., éstos se utilizarán para fines de seguridad de las personas, bienes e instalaciones de Grupo DAO S.A.S. y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso. Si un dato personal es proporcionado, dicha información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y por tanto, Grupo DAO S.A.S no procederá a vender, licenciar, transmitir, o divulgar la misma, salvo que: (i) exista autorización expresa para hacerlo; (ii) sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios encomendados; (iii) sea necesario con el fin de proveer nuestros servicios y/o productos; (iv) sea necesario divulgarla a las entidades que prestan servicios de mercadeo en nombre Grupo DAO S.A.S o a otras entidades con las cuales se tengan acuerdos de mercado; (v) la información tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión, u otro proceso de restructuración de la sociedad; (vi) que sea requerido o permitido por la ley.
- Grupo DAO S.A.S podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente se subcontrate con terceros el procesamiento de información personal o se proporcione información personal a terceros prestadores de servicios, Grupo DAO S.A.S advierte a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, se prohíbe el uso de la información para fines propios y se solicita que no se divulgue la información personal a otros.
- Para consultar los datos y administrar el riesgo LA/FT/FPADM – SAGRILAFT, así como para detectar y/o prevenir el fraude, corrupción, soborno y otras actividades ilegales.
- Para monitorear las condiciones de seguridad en nuestras sedes y de nuestra información, a través de la captura de imágenes mediante circuito cerrado de televisión u otros dispositivos efectivos y pertinentes, dentro de lo contemplado en el ordenamiento jurídico.
- Suministro de información a las autoridades competentes en caso de ser requerida.
TRATAMIENTO AL QUE SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES
Recolección: El tratamiento de la información personal que realiza Grupo DAO S.A.S se obtiene a través de diferentes actividades relacionadas con su objeto social, y las obligaciones que tiene como empleador. La información se solicita de manera directa al titular y en algunas ocasiones es obtenida por parte de terceros con previa autorización del titular, o por disposiciones legales.
Los instrumentos que utiliza Grupo DAO S.A.S. para recolección de la información, cuentan con todos los requisitos establecidos en la normatividad en materia de protección de datos personales.
Almacenamiento: La información se encuentra almacenada en los archivos físicos y digitales cumpliendo con todas las medidas de seguridad, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento
Circulación: La circulación es restringida.
Supresión y/o disposición final: La supresión de la información personal, se realiza una vez ha cumplido la finalidad para la cual se solicitaron los datos, o en los casos en los cuales el titular de la información solicite la eliminación de la información, este caso procederá, siempre y cuando la ley lo autorice.
DERECHOS DEL TITULAR DEL DATO
El titular de la información tiene derecho a acceder, actualizar y rectificar su información personal. En caso de solicitar la supresión de los datos o la revocación del tratamiento de datos personales, se realizará siempre y cuando la ley lo autorice.
MECANISMOS PARA CONOCER LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
El titular podrá acceder a la Política de Tratamiento de Datos personales, a través de la página web: www.dao.com.co o solicitarla a través del correo cumplimiento.organizacional@dao.com.co
POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
Tabla de contenido
2. Identificación del responsable
5. Tratamiento y finalidad de datos
7. Seguridad de la información
8. Transferencia y trasmisión de datos personales
9.1 Derechos de los Titulares.
9.3 Deberes de los Encargados.
10.1 Tratamiento de datos de menores de edad.
11. Medios, canales y procedimientos para el ejercicio de tus derechos
11.1 Grupos encargados de la atención.
12. Plazo de conservación de datos
1. Introducción
Grupo DAO S.A.S, (en adelante DAO), desarrollan sus actividades con sujeción a las normas legales, en cumplimiento de lo establecido en La Ley Estatutaria 1581 de 2012 , la Junta Directiva aprueba el marco general de la Política de protección de datos personales, desarrollando el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20.
2. Identificación del responsable
GRUPO DAO S.A.S se declara responsable de la presente política y del tratamiento de protección de datos que en sus funciones desarrolle frente a los Titulares de datos personales, teniendo como domicilio principal la Calle 67N No. 9 – 59 de la ciudad de Popayán, Cauca, Colombia.
Correo electrónico: cumplimiento.organizacional@dao.com.co
Teléfono: 8-373035 / 8-373013
celular:312 880 6379.
3. Definiciones
Para dar aplicación a lo dispuesto en la presente política, se presentan los siguientes conceptos a fin de posibilitar una correcta interpretación del mismo.
A. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
B. Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, generado por el responsable, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales, el cual comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
C. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
D. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
E. Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.
F. Dato sensible: Aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, incluyendo, pero sin limitarse, a datos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
G. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
H. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
I. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
J. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
4. Público objetivo
La presente política va dirigida para todos nuestros clientes, clientes potenciales, proveedores, accionistas, colaboradores, aspirantes y en general para aquellas personas que nos suministren sus datos personales y autoricen su tratamiento de acuerdo a la normatividad vigente.
5. Tratamiento y finalidad de datos
Al autorizar el tratamiento de sus datos personales, permite que Grupo DAO S.A.S recolecte, almacene, use, custodie, procese, trasmita, trasfiera, circule o elimine, de acuerdo con las normas vigentes.
El tratamiento se realiza con las siguientes finalidades:
❖ Afiliación, identificación y validación de derechos de los usuarios
❖ Para que Grupo DAO S.A.S ejecute la relación contractual existente con sus clientes, proveedores, contratistas y colaboradores, incluida el pago de obligaciones contractuales.
❖ Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus usuarios.
❖ Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos.
❖ Evaluar la calidad del servicio.
❖ Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo.
❖ Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por Grupo DAO S.A.S y/o por terceras personas.
❖ Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral
❖ Grupo DAO S.A.S directamente apoyado de terceros, en su rol de empleador pueda cumplir con sus obligaciones y desempeñe labores encaminadas al desarrollo de todos los procesos de gestión humana como capacitación, formación, bienestar, beneficios y análisis y optimización del clima al interior de la compañía, gestión de los riesgos laborales y de la seguridad y salud en el trabajo entre otros.
❖ Cumplir con el proceso de afiliación al sistema de seguridad social integral (entidades promotoras de salud, administradoras de riesgos laborales, fondos de pensión y cesantías, cajas de compensación)
❖ Ejercer la defensa ante acciones legales, cumplir con exigencias judiciales o de
❖ otras autoridades competentes, derivadas de la vinculación contractual.
❖ Soportar procesos de auditoría interna o externa
❖ Registrar la información de colaboradores y/o pensionados (activos e inactivos) en las bases de datos de Grupo DAO S.A.S
❖ Los indicados en la autorización otorgada por el titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso
❖ Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas filiales, vinculadas, o subordinadas de Grupo DAO S.A.S ubicadas en Colombia o cualquier otro país en el evento que dichas compañías requieran la información para los fines aquí indicados.
❖ Respecto de los datos recolectados directamente en los puntos de seguridad, tomados de los documentos que suministran las personas al personal de seguridad y obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de Grupo DAO S.A.S, éstos se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de Grupo DAO S.A.S y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso. Si un dato personal es proporcionado, dicha información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y por tanto, Grupo DAO S.A.S no procederá a vender, licenciar, transmitir, o divulgar la misma, salvo que: (i) exista autorización expresa para hacerlo; (ii) sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios encomendados; (iii) sea necesario con el fin de proveer nuestros servicios y/o productos; (iv) sea necesario divulgarla a las entidades que prestan servicios de mercadeo en nombre Grupo DAO S.A.S o a otras entidades con las cuales se tengan acuerdos de mercado conjunto; (v) la información tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión, u otro proceso de
❖ restructuración de la sociedad; (vi) que sea requerido o permitido por la ley.
❖ Grupo DAO S.A.S podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de
❖ determinadas funciones o información. Cuando efectivamente se subcontrate con terceros el procesamiento de información personal o se proporcione información personal a terceros
❖ prestadores de servicios, Grupo DAO S.A.S advierte a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, se prohíbe el uso de la información para fines propios y se solicita que no se divulgue la información personal a otros.
❖ Para consultar los datos y administrar el riesgo LA/FT/FPADM – SAGRILAFT, así como para detectar y/o prevenir el fraude, corrupción, soborno y otras actividades ilegales.
❖ Para monitorear las condiciones de seguridad en nuestras sedes y de nuestra información, a través de la captura de imágenes mediante circuito cerrado de televisión u otros dispositivos efectivos y pertinentes, dentro de lo contemplado en el ordenamiento jurídico.
❖ Suministro de información a las autoridades competentes en caso de ser requerida.
6. Uso de cookies
Los usos de cookies en tu equipo se utilizarán bajo su aceptación.
Usamos estos datos para mejorar nuestros servicios, personalizar nuestro sitio web, facilitar la navegación, proporcionar una mejor experiencia en el uso de contenido, identificar problemas para solucionarlos, hacer mediciones y estadísticas de uso y mostrarte publicidad relacionada con tus preferencias mediante el análisis del uso de nuestro sitio.
7. Seguridad de la información
GRUPO DAO S.A.S. adopta las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Dichas medidas responderán a los requerimientos mínimos hechos por la legislación vigente y periódicamente se realizará seguimiento respecto a su efectividad.
Entre las medidas de seguridad adoptadas, se incluyen:
A. Acceso restringido al lugar donde se almacenan los datos.
B. Lista actualizada de los usuarios con acceso a cada una de las bases de datos.
C. Registros de incidencias: tipo de incidencia, momento del suceso, efectos, medidas correctoras.
D. Divulgación de las normas en torno a la protección de datos personales, y las consecuencias de incumplimiento.
GRUPO DAO S.A.S. mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para las personas con acceso y encargados del tratamiento de acuerdo a los datos de carácter personal en los que GRUPO DAO S.A.S. actúa en calidad de responsable. La seguridad de la información relacionada con el proceso de Protección de Datos Personales de GRUPO DAO S.A.S., deberá encontrarse alineada con las disposiciones establecidas en el MN-TI-01 MANUAL DE SEGURIDAD Y PRIVACIDAD DE LA INFORMACIÓN GRUPO DAO S.A.S.
8. Transferencia y trasmisión de datos personales
Grupo DAO S.A.S podrá efectuar transferencia o trasmisión nacional o internacional de datos como responsable de los datos personales que administra, el desarrollo de las finalidades descritas anteriormente.
Grupo DAO S.A.S exige a los destinatarios de los datos los siguientes criterios para como requisito para la trasmisión o transferencia.
1. La implementación de medidas de seguridad de la información necesaria para garantizar su adecuado tratamiento.
2. Si la transferencia es internacional, se debe verificar que la superintendencia de industria y comercio ha incluido al país respectivo en la lista de países que ofrecen un nivel adecuado de protección de datos o revisara la normativa vigente en el país que recibe la información.
3. Suscribir el contrato de transferencia u otro instrumento jurídico que garantice la protección de los datos personales que se transfieren
9. Derechos y deberes
GRUPO DAO S.A.S. reconoce y garantiza a los Titulares de los datos personales los siguientes derechos fundamentales, y los deberes que tiene ante ellos.
9.1 Derechos de los Titulares.
El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
A. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a GRUPO DAO S.A.S. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
B. Solicitar prueba de la autorización otorgada a GRUPO DAO S.A.S.
C. Ser informado por GRUPO DAO S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que este ha dado a sus datos personales.
D. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y el presente manual, previo agotamiento del procedimiento de reclamaciones establecido en este documento.
E. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales; siempre que no exista un deber legal o contractual que lo impida.
F. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
G. Gozar de un carácter facultativo ante las respuestas que versen sobre datos personales sensibles y/o sobre datos de menores de edad.
9.2 Deberes del Responsable.
En calidad de responsable del tratamiento de los datos personales, GRUPO DAO S.A.S. acepta y reconoce que estos pertenecen única y exclusivamente a sus Titulares y que solo ellos pueden disponer sobre los mismos, razón por la que la Organización sólo hará uso de los mismos respetando la legislación vigente existente. GRUPO DAO S.A.S. se compromete a cumplir con los siguientes deberes:
A. Garantizar al Titular de la información, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
B. Conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
C. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
D. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
E. Tramitar las consultas y reclamos formulados por los Titulares de la información en los términos señalados por los artículos 14 y 15 de la ley 1581 de 2012.
F. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
G. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
H. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
I. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la Autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal.
J. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
K. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
L. Informar a través de su página web los nuevos mecanismos que implemente para que los Titulares de la Información hagan efectivos sus derechos.
M. Adoptar un Manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
N. Actualizar la información cuando sea necesario.
O. Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.
GRUPO DAO S.A.S. garantiza y exige a toda persona que intervenga en cualquier fase del tratamiento de los datos de carácter personal privado, sensible o de menores, el secreto profesional, respecto de los mismos y al deber de guardarlos, obligaciones que subsistirán aún después de finalizar sus relaciones contractuales con GRUPO DAO S.A.S. El incumplimiento del deber de secreto será sancionado de conformidad con lo previsto en el Reglamento Interno de Trabajo y la legislación vigente.
9.3 Deberes de los Encargados.
Los deberes de los Encargados designados por GRUPO DAO S.A.S. sobre las bases de datos antes descritas, incluyen:
A. Informar y garantizar el ejercicio de los derechos de los Titulares de los datos personales.
B. Conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
C. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
D. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular, salvaguardando la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales.
E. Cumplir las instrucciones y los requerimientos impartidos por la autoridad administrativa competente.
F. Dar tratamiento, a nombre del Responsable, a los datos personales conforme a los principios que los tutelan.
G. Tramitar las consultas, solicitudes y reclamos que se le asigne, y notificar al proceso que le asignó (SEGUIMIENTO ORGANIZACIONAL) sobre todas las etapas del trámite.
H. Utilizar únicamente los datos personales que hayan sido obtenidos mediante autorización, a menos que los mismos no la requieran.
I. Transmitir solicitudes realizadas por los Titulares de la información, que reciba directamente de este, al proceso asignado por GRUPO DAO S.A.S. con el cumplimiento de la función de datos personales para que se ponga en práctica la ruta de atención existente, aunque sean de su competencia.
10. Datos sensibles
GRUPO DAO S.A.S. solo realiza el tratamiento de datos sensibles cuando es estrictamente necesario y para finalidades específicas, solicitando siempre consentimiento previo y expreso al Titular de los datos. El tratamiento de este tipo de datos se realiza cuando:
A. El Tratamiento ha sido autorizado expresamente por el Titular, salvo que la Ley no requiera el otorgamiento de la autorización.
B. El Tratamiento es necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado, donde es el Representante legal quien otorga la autorización.
C. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
D. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica o, dentro del marco de procesos de mejoramiento; siempre que se adopten las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares o el dato esté disociado, es decir, en el dato sensible no se logra identificar al Titular
E. GRUPO DAO S.A.S. se compromete con informar previamente al Titular, de forma explícita, los datos de carácter sensible que serán tratados, la finalidad del tratamiento, y la no obligación de autorizar el tratamiento de datos sensibles
10.1 Tratamiento de datos de menores de edad.
GRUPO DAO S.A.S. sólo realiza el tratamiento de datos personales de menores de edad cuando estos sean de naturaleza pública o provengan de la información suministrada por colaboradores o contratistas, al momento de su vinculación laboral o de prestación de servicios con la Organización, siempre con su previa autorización. En la recolección, uso y tratamiento de los datos personales, se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes, y se velará por el uso adecuado de los mismos. Lo anterior, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012, el artículo 2.2.2.25.2.9. del Decreto 1074 de 2015 (Artículo 12 del Decreto 1377 de 2013), y cuando el tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:
A. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
B. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, GRUPO DAO S.A.S. exigirá al representante legal o tutor del niño, niña o adolescente, la autorización del menor, previo a que el menor de su opinión frente al tratamiento que se le dará a sus datos, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto, tal como lo indica la Ley.
El tratamiento de datos de menores de edad recolectados por medio de imagen y video en las instalaciones de GRUPO DAO S.A.S. debe regirse por los parámetros anteriormente mencionados, siempre velando por el cumplimiento de los requisitos aludidos.
11. Medios, canales y procedimientos para el ejercicio de tus derechos
El procedimiento de consultas y reclamos de GRUPO DAO S.A.S. se ejecutará de acuerdo con los términos incluidos en la ley y acogidos por la Política de Protección de Datos Personales adoptada.
11.1 Grupos encargados de la atención.
GRUPO DAO S.A.S. designa al área de SEGUIMIENTO ORGANIZACIONAL para cumplir con la función de protección de datos personales y velar por el debido cumplimiento del presente Manual y demás normas que regulen la protección de datos. Dado lo anterior, deberá dar trámite a las solicitudes de los Titulares y así atender el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la Ley 1581 de 2012.
La comunicación con esta área se puede realizar por medio del correo electrónico cumplimiento.organizacional@dao.com.co, al celular 312 880 6379, o en la Sede Principal de GRUPO DAO S.A.S., ubicada en la Calle 67N No. 9 – 59 de la ciudad de Popayán, Cauca, Colombia; durante el horario de atención de 8:00 am a 12:00pm y de 2:00 pm a 5:00 pm, de lunes a viernes.
A nivel interno, se han establecido procedimientos para la oportuna y eficaz atención de las consultas y reclamos teniendo en cuenta los encargados de las diferentes bases de datos y la estructura administrativa interna. Dependiendo de la base de datos en cuestión, SEGUIMIENTO ORGANIZACIONAL delegará la atención al área encargada, dado el caso, para que esta ofrezca pronta respuesta a las solicitudes de los Titulares. De igual forma, SEGUIMIENTO ORGANIZACIONAL realizará el seguimiento a la correcta y oportuna respuesta prestada a los Titulares. De no tener lugar esta oportuna respuesta, los Encargados incurrirán en sanciones de conformidad con lo previsto en el Reglamento Interno de Trabajo
12. Plazo de conservación de datos
Los Datos suministrados por todas las contrapartes se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades por las cuales fueron recogidos, incluso luego de finalizado el vínculo, de acuerdo con la normatividad vigente para determinar las posibles responsabilidades que pudieran derivarse.
13. Vigencia
GRUPO DAO S.A.S. aplica a las bases de datos sobre las que tenga poder de decisión en la presente política. Lo anterior por un término igual al estatutariamente establecido para la duración de la sociedad, y a partir del 1 de abril de 2023.
Esta política ha sido aprobada por Gerencia Estratégica y la Junta Directiva de GRUPO DAO S.AS., y se pone a disposición de terceros a través de su página web www.dao.com.co.